こうなっていませんか？
- 「◯◯_最新_修正版2.xlsx」のようなファイルが増えている
- 同じ内容を紙・Excel・会計ソフトに何度も入力している
- 担当者しか分からない管理方法になっていて、引き継げない
ひとつでも当てはまるなら、作り方を変えれば解消できる可能性があります。
なぜ、そうなるのか
Excelは、一人で使う道具だから
Excelは計算には強い一方、複数人で同時に使うようには作られていません。人数が増えるほど、上書き事故・バージョン違い・集計ミスが起きます。悪いのは使い方ではなく、道具の向き不向きです。
紙は、探すのに時間がかかるから
書くのは速いが、探す・集計する・共有するのが遅い。件数が増えるほど、この差が効いてきます。
どうするか
一番つらい1つだけ、先に置き換える
全部を一度にシステム化すると、費用も期間も膨らみ、現場も混乱します。まず一番手間がかかっている業務だけを置き換えて、効果を見てから広げます。
今の運用に合わせて作る
既製のシステムに業務を合わせると、現場が使わなくなります。今のExcelの項目・呼び方をそのまま使えるように作ったほうが、定着します。
転記をなくす
一度入力したものが、必要な場所すべてに反映されるようにします。二重入力がなくなるだけで、作業時間とミスの両方が減ります。
費用の目安
いずれも目安です。ご予算をお聞かせいただければ、その範囲で最大限の効果が出る形をご提案します。
小さな管理システム（1業務・数名で利用）50万円〜目安。一覧・登録・編集・検索を備えた基本的なもの。
複数業務にまたがるシステム70万円〜目安。権限管理・集計・帳票出力などを含む場合。
まず要件だけ整理したい5万円〜目安。現状の業務を伺い、何をシステム化すべきかの整理だけを行います。
「予算が少ないので相談しづらい」ということはありません。低予算なら低予算なりに、その範囲でいちばん効果が出るところに絞って作ります。金額を先に伝えていただければ、できること・できないことをはっきりお答えします。
よくあるご質問
何から相談すればいいか分かりません。
「今いちばん面倒な作業」を1つ挙げていただければ、そこから話を進められます。要件が固まっている必要はありません。
現場の人が使ってくれるか不安です。
今の紙やExcelの様式に近づけて作るのが、定着の一番の近道です。実際の帳票やファイルを見せていただければ、それに合わせて設計します。
既存のクラウドサービスではだめですか。
足りるなら、そちらのほうが安く確実です。まず既存サービスで足りないかを一緒に確認して、足りない場合だけ作ることをお勧めしています。